部下の仕事量を把握していないデメリットは
上司が部下の仕事量を把握していないと、部下や部署にさまざまな影響が出てきます。部下が不満に思うばかりでなく、業務全体の質や効率の低下にもつながりかねません。
まずは仕事量の把握ができていないことによって起こるデメリットについて、しっかり確認しておきましょう。
仕事の割り振りが不公平になってしまう
部下の仕事量は、上司がどのように割り振るかによって大きく左右されます。
なんでも快く引き受けてくれるような部下がいると、頼みやすいからという理由でついつい仕事を頼んでしまうということはありませんか。
部下にとってみれば、上司の頼み事は断りにくいものです。嫌とはなかなか言いにくいため、頼まれれば引き受けざるを得なくなってしまいます。
また、優秀な部下に仕事を集中させてしまうというのも、起こりがちなことです。
この人ならすぐに仕上げられるだろう、そんなに時間がかからないだろうと思って仕事を割り振っていると、いつの間にか仕事量が増えてしまいます。
仕事を多く割り振られれば当然、部下の負担は増していきます。「ほかの社員と比べて自分ばかりになぜ仕事が集中しているのだろう」と不公平に思ってしまうでしょう。
上司がこのように仕事量を把握していないと、職場や上司への不満につながって、退職につながる可能性も否定できません。
オーバーワークになっている可能性
上司が部下の仕事量を正確に把握できていないと、部下に余裕がないにも関わらず新たな仕事を次々に割り振ってしまうということも起こりかねません。
仕事の進捗と新たな仕事が割り振られるペースが合っていれば、特に問題にはならないでしょう。
しかし、部下が現在抱えている仕事を進められていないのに新たに仕事を割り振ると、業務量が増えてオーバーワークになってしまいます。
オーバーワークになると仕事の品質が悪くなってしまったり、負担の増大によってモチベーションが低下したりする可能性があります。
部下が抱えている仕事量と業務全体の見通しを上司が把握していれば、オーバーワークになる前に気がつくことができるでしょう。
問題が起きたときのリスク
部下の仕事量を把握できていないということは、仕事の進捗やどの仕事を誰が行っているのかなどについてもきちんと把握できていないということになります。
このような状態では、万が一仕事上の問題が起きたときに、状況や原因、経過などを正確に把握することはできないでしょう。
仕事量が把握できていないから部下がオーバーワークになり、オーバーワークのためにミスが起こりやすくなり、さらに状況を把握できないために問題が大きくなる、といった悪循環も生まれてしまうかもしれません。
問題の発生をゼロにすることはできませんが、起きたときに早期に把握し対処することが肝心です。
そのためには、まずは上司が適切に部下の仕事量を把握することが重要なのです。
部下の仕事量を把握するためには
部下にただ仕事を割り振るだけでは、仕事量を把握することはできません。
では、適切な形で仕事量を把握して業務の効率を上げるためにはどうしたら良いのでしょうか。
ここからは、部下の仕事量を把握する方法について詳しく解説していきましょう。
ツールを使う
部下の仕事量を把握するとき、具体的にチェックしたい項目は仕事のスケジュールや抱えているタスク、その日の成果を記した日報などです。
まずは、これらが整理できるようなツールを導入すると良いでしょう。
ツールは新たに購入などしなくても、普段使っている表計算ソフトやメーラー、カレンダーアプリなどで十分です。
ツールの見た目や操作が複雑になるとかえって把握しにくくなるので、シンプルで使いやすいものが良いでしょう。
部下の仕事内容や量、成果はは上司だけが見るのではなく、必要に応じて部署内で共有することも大切です。
お互いに仕事の状況を把握することができ、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。
頻繁に会議を行う
ツールを導入すれば仕事量や進捗などはある程度把握することができますが、部下が抱えている困りごとや悩みごとなどはなかなか知ることができません。
ツール上で把握できないことを知るためには、小さな会議を頻繁に行うことが有効です。
業務上必要な決定などを行う会議とは別に、少人数あるいは個別に部下と話し合う機会を設け、直接部下から現状を話してもらいましょう。
実際に話してみると、何とか仕事を進めているけれど負担感が大きいとか、仕事に対してどう感じているかなど、普段聞くことができない部下の思いについて聞くことができます。
会話の内容だけでなく、表情や声のトーン、態度などで部下の状態を察することが可能です。
会議での部下の様子が、仕事の割り振りを見直すきっかけにもなります。
オフィスをオープンにする
社員同士の交流がしやすいよう、オフィスをオープンな空間に変更するのも良い方法です。
上司と部下のコミュニケーションがとりやすくなり、態度や表情も見えやすくなるので、部下の状況や考え、疲労度などを知ることができるようになります。
オフィスをオープンに、といっても具体的に想像がつかない方がいるかもしれません。
たとえば、一息つけるようなコーヒースペースを設けたり、休憩室などにちょっとしたお茶菓子などを置いたりしてみてはいかがでしょうか。
仕事モードから少しオフの状態になり、社員の素の表情が見えやすくなります。
オフィスの間仕切りなどを少なくして、社員同士のコミュニケーションがとりやすい空間にするという方法もあります。
職場の様子に合わせて、取り入れやすい方法でオープンな空間づくりを進めてみると良いでしょう。
サポートを受ける
部下の仕事量の把握を含め、組織を最適化するためには外部のサポートを受けるというのもひとつの選択肢です。
専門知識を持ったプロの手を借りることで、生産性の向上や部下の能力アップなどを期待することができます。
東京・ビジネス・ラボラトリーでは、ビジネスシーンで役に立つメンタルサポートを行っています。
心理学のメソッドを活用したプログラムによって、社員が思考のプロセスに気づき、自分に自信が持てるようになります。
自信が持てるようになれば、仕事へのモチベーションも上がってやる気も湧いてくるでしょう。
環境変化への適応力はもちろん、成長して立場が変わったときに必要な判断力も身につくなど、長いキャリアで役に立つスキルも身につきます。
業務の効率化だけでなく、社員や企業の成長を目指したい方はぜひ一度お問い合わせください。
まとめ
部下の仕事量を把握することは、上司の重要な役割のひとつです。
うまく仕事を割り振り、調整できるかによって、業務の成果や部下のモチベーションが大きく変わってきます。
互いに気持ちよく仕事をして、成果を上げていくためにも、上司の役割をきちんと果たさなくてはなりません。
今回は、部下の仕事量を把握しないために起こるデメリットと、適切に仕事量を把握するための方法についてご紹介しました。
記事の内容を参考にして、職場づくりに取り組んでみてはいかがでしょうか。