報連相の重要性
社会で必要なコミュニケーションである「報告」「連絡」「相談」を表す「報連相」は、多くの方が感じているとおり、社会人としての基本です。
「報告」は、自分が取り組んでいる仕事の進捗や結果などを必要なタイミングで上司に伝えることです。
これによって上司は、仕事全体の進捗を把握し、見通しを立てることができます。
伝える部下は、どのタイミングで報告すべきか、あるいはまだしなくても良いのか、内容や伝え方などを考えなくてはなりません。
「連絡」は、必要な情報を上司や同僚などに伝えることをいいます。
どの情報を伝えるべきか取捨選択したり、わかりやすく簡潔に伝えたりすることが重要となります。
「相談」は、仕事上で困ったことが起きたときや、自分で判断できないとき、迷うときなどに、上司や同僚などに意見を求めることを指します。
適切なタイミングで相談するか、誰に相談するべきかを考えなくてはなりません。
ビジネスでの報連相は、チームで仕事を進めていく上で必要なコミュニケーションとして身につけておく必要性があります。
報連相ができない理由
部下に報連相を徹底してほしいと上司が思っていても、ただ頭ごなしに伝えるだけではできるようにはなりません。
なぜ部下が報連相ができないのかを理解し、それに合わせた対応をする必要があります。
まずは、部下の報連相ができない理由について確認していきましょう。
上司に伝えるのが怖い
部下にとって報連相とは、上司とコミュニケーションを取ることです。
部下と普段から十分なコミュニケーションが取れていないと、上司に話しかけるのが怖いと思われてしまいがちです。
高圧的な態度をとる人や、厳しい口調の人が上司だと、さらに恐怖心が強くなって部下が萎縮してしまいます。
特にミスやネガティブな情報の報告をしなくてはならない場合にその傾向が強く、怒られたり追及されたりすることを恐れてしまいます。
また、伝えなければならないと思っていても、大したことない報告で上司の時間を奪ってしまってはいけない、と考えてしまうことも少なくありません。
上司に声をかけることをためらわないよう、普段から部下とこまめにコミュニケーションをとって信頼関係を築くことが大切です。
報連相の必要性がわかっていない
報連相について、そもそも部下自身が必要性を理解していないこともあります。
与えられた仕事をきちんと進めていれば、特に報告しなくても問題ないと考えている人もいるのです。
そのような人は、成果物を見ればわかるのになぜ報告すべきなのか、この内容を報告すべきなのかわからないと考えていることが多いです。
中には、報連相そのものが不必要、時間の無駄だと認識している人、伝えるのが面倒だと感じている人もいます。
報連相は業務上重要なものであることをきちんと説明し、理解してもらう必要があるでしょう。
自分の力で解決させたい
上司やまわりの人に頼らず自分で物事を解決したいという理由から、報連相をしない場合もあります。
その背景にあるものとして、上司に頼ることは迷惑になるのではという不安が考えられます。
部下が上司に頼りにくいと感じていたり、怒られることに対する恐怖心を持っていたりすると、どうにかして上司に報告することを避け、自分で何とかしようとしてしまうのです。
また、普段から上司に「自分で考えて動くように」「自立して仕事ができるように」という指導を受けていると、報連相をこまめにすることはそれに反すると思ってしまうこともあります。
また、自分で解決しようとする背景にあるものとして、自分なら乗り越えられるというプライドが存在していることも考えられます。
その思いが先行するあまり、ミスやトラブルが起きたときに報連相が遅れてしまい、仕事で大きな問題につながるということも起こりかねません。
部下に報連相の必要性を理解してもらうと同時に、伝えるべき内容やルールなどを徹底することが重要です。
報連相ができない場合の対策
報連相ができない部下には、さまざまな理由があることがわかりました。
ではそれを踏まえた上で、部下にしっかり報連相をしてもらうためにはどうしたら良いのでしょうか。
ここからは、部下に報連相をしてもらうために上司ができる対策についてご説明します。
報連相をしやすい上司になる
上司に恐怖心を持っている部下や、上司を苦手と感じている部下にとって、上司に話しかけることは気持ち良いものではありません。
できる限り部下が話しかけやすいよう、上司の態度や話し方を見直すことは大切です。
具体的には、怒る、否定するなどのネガティブな反応は避け、部下の話をよく聞くようにしましょう。
部下の反応や報連相の内容に、感情的になってしまうこともあるかもしれません。
しかし、そのまま態度に表すと、部下は余計に報連相を避けるようになってしまいます。
感情的にならないように気をつけながら、フラットな態度で部下とコミュニケーションを取るようにしましょう。
ルールを作る
伝えるべきタイミングや内容などがわからないから、報連相ができないという部下もいます。
そのような場合は、個人の行動や認識だけを変えるのではなく、職場全体で報連相のルールを作る方が有効です。
たとえば、仕事をスタートするときにその日の流れを各自報告、お昼前後に変更などがないかどうかを伝え、就業時に最終的な報告をする、といった形です。
もしも上司がいない、部下自身が報告できる状況にないなどのイレギュラーなケースが発生した場合はどうするか、まで考えて決めておくと良いでしょう。
このようにルールがあらかじめ設けられていれば、タイミングなどで迷うことなくきちんと報連相ができるようになります。
報連相の必要性を感じていない人でも、ルール化されていれば取り組む意義を感じやすくなるかもしれません。
職場環境や業種などによって、取り組みやすいルールは異なります。
報連相に関するルール作りをする上では、上司が一方的に決めるのではなく、職場や部署で話し合って決めることをおすすめします。
話し合うことでそれぞれがルールに納得し、報連相を行うことや業務そのものへの個人の意識も高まるでしょう。
日頃からコミュニケーションを取る
報連相をしてもらうためには、普段から部下とこまめにコミュニケーションを取っておくことが大切です。
普段から部下と話す機会が少ないと、部下が上司に対して威圧感があるように感じ、報連相を行うことに対して抵抗を持ってしまうこともあるからです。
コミュニケーションを重ねることで互いの人となりを理解し、話しやすい雰囲気を作っておきましょう。
上司に親しみを持てるようになると、報連相もしやすくなります。
東京・ビジネス・ラボラトリーでは、コミュニケーション問題をはじめとした各種研修など、ニーズや環境に合わせた企業サポートを行っています。
心理学メソッドに基づいたメンタルサポートも充実しており、個人の能力を発揮し成果につなげることが可能です。
報連相をはじめとしたコミュニケーションに関する問題など、職場での悩みや解決したい課題などをお持ちであれば、ぜひ一度お問い合わせください。
まとめ
報連相は社会人としての基本であり、業務を進める上で重要な役割を担っています。
一人が報連相を怠ることで他の社員に迷惑をかけたり、業務上のトラブルが起きたりすることも考えられます。
報連相をしない理由はさまざまで、個人の認識を変えるだけでなく、上司や職場が工夫することも大切です。
今回ご紹介した内容も参考にして、報連相をしやすい職場づくりをしてみてはいかがでしょうか。