リモートワークで管理が必要なこと4つ
リモートワークを行ううえで、どのような管理が必要なのでしょうか。ここでは、4つ紹介します。
勤怠
リモートワークで大きな課題のひとつが勤怠管理です。従来の就業形態では出社して仕事がはじまり、退社することで仕事が終わるというようにわかりやすい形になっていました。
しかし、リモートワークでは自己申告制です。たとえば、退勤したあとに内緒で仕事をするということもできてしまいます。家にいることでだらだら仕事を続けてしまうという従業員もいるでしょう。
もちろん、そうならないように事前に勤怠管理についての説明をしておくことが肝心です。伝えるべきこととしては、「仕事は時間内に終わらせること」「退勤したあとは仕事をしないこと」「残業するときには報告すること」などが挙げられるでしょう。
リモートワークについてこのような説明をしっかりと行っておくことによって、信頼関係も築くことができます。
タスク
タスク管理も課題になります。それぞれ別の場所で仕事をしていると、今どの仕事をしているのかが把握できなくなってしまうため、タスクの管理も行うべきでしょう。
タスク管理がしっかりできると自分がすべきスケジュールを把握することができます。作業の優先順位を付けやすくなり、仕事の効率化が可能です。
誰がどの業務をしているのか把握できないと、作業漏れなどのミスが発生してしまう可能性もあります。伝えたつもりでも伝わっていなかったという行き違いも起こるでしょう。
チームで作業を行っている場合には、特に進捗状況の共有をして、誰がどのタスクを行うか、割り振りをしなければなりません。同じ場所にいるなら口頭で軽く確認することも可能ですが、リモートワークでは難しいでしょう。
メンタル面
リモートワークで、メンタルが憂うつになってしまう人もいます。
リモートワークによってコミュニケーションの機会が減ると孤独感を感じ、精神的に病んでしまうのです。ひとり暮らしをしている人は話す相手がいないため、特に症状があらわれやすいでしょう。
今まで休憩時間に気軽にできていたような、同僚との世間話や仕事の相談などがリモートワークによってできなくなります。ひとりで何の会話もなく黙々と仕事をすることにストレスを感じる人は多いでしょう。
また、仕事でなかなか連携が取れずストレスを感じてしまう人もいます。職場では顔を見ながら話したいときにやり取りを行うことができたのが、リモートワークではできなくなります。業務に支障が出てしまうこともあるでしょう。
さらに生活の変化がメンタル面に影響を及ぼすこともあります。たとえば運動不足です。
普段から運動をしない人でも、通勤で多少身体を動かすことがあったでしょう。しかし、リモートワークになると、外に出る機会も少なくなり、運動不足になってしまう人が多いです。
部屋から出ない生活を送っていると、気分が落ち込んでしまうこともあるので定期的に身体を動かすように促しましょう。
そのほかにも、出勤がなくなることによって早寝早起きをしなくなり、生活リズムが乱れることによってメンタル面に支障をきたすこともあります。
そのような従業員を出さないために身体の健康だけでなく、心の健康管理を行うことも重要です。
コミュニケーション能力が落ちてしまう
前述したとおり、リモートワークではコミュニケーションが希薄になってしまいます。出勤することなくはじめからリモートワークとなってしまっている人もいるでしょう。
コミュニケーション能力は使わないと、どんどん低下してしまいます。コミュニケーション能力が低下すると、仕事の面でも影響が出てしまうでしょう。スムーズなコミュニケーションが取れないと、生産性を低下させてしまう恐れもあります。
リモートワーク時の管理方法
このようにさまざまな課題のあるリモートワークですが、それぞれ管理を行っていけばスムーズに進めることが可能です。
勤怠管理ツールを活用する
勤怠の問題を解決するための方法のひとつに、勤怠管理ツールがあります。勤怠管理ツールは、勤怠管理のためだけに作られています。勤務時間や給与、タスク管理などを一元管理することが可能です。
使い方としては、従業員が自宅でそれぞれログインし、出勤時間・退勤時間を打刻するだけです。正確な打刻時間を管理することができます。
また、ツールを使うことによって、勤務時間の不正を防ぐことも可能です。
さらに、給与計算などもできるため、労務管理作業の削減にもつながります。
todoリストを作成して遠隔でも良いコミュニケーションでタスク管理を行う
Excelやスプレッドシートなどを活用して、タスク管理を行う方法があります。業務内容や割り振りなどを決め、シートに記入していきましょう。
特に、スプレッドシートを使うことによって、従業員同士でも情報の共有が可能です。気になることや伝えたいことは記入していき、必要な人に共有しましょう。
また、進捗情報を可視化することができるので、素早く業務に取り掛かれるようになるでしょう。全体の作業の進捗はどの程度か、自分はどの作業を優先しなければならないのかがわかりやすくなります。
タスク管理のツールを取り入れるのも良いでしょう。ツールによってさまざまな特色があります。マインドフルネスのテクニックを活用しながら、業務遂行を手助けするツールも存在します。
リモートワークをしていると、職場にいるときのように顔を見ながらコミュニケーションを取ることができません。メールやチャットなど文字でのやり取りが多くなり、話す機会も少なくなるでしょう。顔が見えないことで本来ではスムーズに伝わったことが伝わらなくなるということもあります。
そこで、コミュニケーションをしっかり取るためにオンライン面談を行いましょう。従業員と定期的にオンラインで面談することにより、現在の状況や困っていることがないかなど確認することができます。面談の中に雑談も設けられると、異変があればすぐに察知することができるでしょう。
リモートワークを取り入れることで、管理職もさまざまな課題にぶつかることでしょう。
急激に変化した、リモートワークというこれからの働き方でも業務がうまくまわるように、管理職としてさまざまな方法を積極的に取り入れていくべきです。
マインドフルネスのテクニックを活用すれば、タスクの遂行だけではなく達成感や満足感が付加価値として得ることができ、一人での作業もモチベーションを下げないでこなすことができるようになります。
東京・ビジネス・ラボラトリーでは、ビジネスシーンでのメンタルサポートを行っています。ビジネスでは、お客様への対応や交渉、部下の育成などあらゆる状況において、メンタル力やコミュニケーションスキルが必要となります。
しかし、「失敗したらどうしよう」という思考から、なかなかうまくいかないこともあるでしょう。
心理学のメソッドを活用した企業研修で、そのような課題を解決に導くことが可能です。
まとめ
リモートワークでは、従業員の管理が大きな課題となります。勤怠管理からタスク管理、コミュニケーション不足など問題が次々と出てくるでしょう。
解決するためにはツールを積極的に活用したり、コミュニケーションを取る機会を増やしたり、企業研修を取り入れたりと今までとはちがう対策を講じることが大切です。